情報の廃棄

情報の廃棄

リスク管理では捨てることが重要。余計なものを持たない。管理コストを下げる意味でも重要な概念。

情報には全て捨てる基準を設定しておくこと。その情報を手にしたときに捨てる時期が一目瞭然でなければ成らない。

（１）紙の1枚1枚に書く。やりすぎのケースもあるが。
（２）収容する単位（バインダー、フォルダー、ボックス、キャビネなど）で明記する。この場合は、紙が何処に収容されるべきかが一目瞭然でありたい。

問題は電子化情報の捨て方。確実な保管として、例えばバックアップは簡単だが、捨てるのは難しい。このためには電子ファイルの管理システム（管理体系）を明確にする必要がある。簡単に言えば、ソフトのハード化である。

＞ここにある電子情報「電子Ａ」が存在する。
＞今年の現用フォルダーに納めてある。
＞年度が過ぎると、年度別フォルダーに移す。最初から年度別フォルダーにすれば移す作業は不要。
＞年度が過ぎていくと、待機系ストレージへ移す。専用サーバーでも、外部メディアでも構わない。オンラインアクセスが出来なくて良い範囲はミニマム2年（＝紙ベースの居室内管理の限界）、電子化されたメリットを感じるには5年経過したもとなるでしょう。
＞更に年度が過ぎると、ファイル削除を行う。何かの証拠として利用する場合は、最低10年が目処。最長は100年程度か。

＞トリックも必要。即ち、常用あるいは永久保存の概念の導入。
＞常用は経過年数に関係なく利用するもの。作成年度が毎年更新されていると考える。常用で無くなったら廃棄のプロセスに乗せればよい。
＞永久は保管期限が無限大。記念的なもの。組織が滅んでも残す価値がある場合もある。

捨てる考え方を早く確立しないと世界はメモレージで溢れかえる。

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情報の捨て方って本当に難しい！