情報の廃棄

情報の廃棄

リスク管理では捨てることが重要。余計なものを持たない。管理コストを下げる意味でも重要な概念。

情報には全て捨てる基準を設定しておくこと。その情報を手にしたときに捨てる時期が一目瞭然でなければ成らない。

（１）紙の1枚1枚に書く。やりすぎのケースもあるが。
（２）収容する単位（バインダー、フォルダー、ボックス、キャビネなど）で明記する。この場合は、紙が何処に収容されるべきかが一目瞭然でありたい。

問題は電子化情報の捨て方。確実な保管として、例えばバックアップは簡単だが、捨てるのは難しい。このためには電子ファイルの管理システム（管理体系）を明確にする必要がある。簡単に言えば、ソフトのハード化である。

＞ここにある電子情報「電子Ａ」が存在する。
＞今年の現用フォルダーに納めてある。
＞年度が過ぎると、年度別フォルダーに移す。最初から年度別フォルダーにすれば移す作業は不要。
＞年度が過ぎていくと、待機系ストレージへ移す。専用サーバーでも、外部メディアでも構わない。オンラインアクセスが出来なくて良い範囲はミニマム2年（＝紙ベースの居室内管理の限界）、電子化されたメリットを感じるには5年経過したもとなるでしょう。
＞更に年度が過ぎると、ファイル削除を行う。何かの証拠として利用する場合は、最低10年が目処。最長は100年程度か。

＞トリックも必要。即ち、常用あるいは永久保存の概念の導入。
＞常用は経過年数に関係なく利用するもの。作成年度が毎年更新されていると考える。常用で無くなったら廃棄のプロセスに乗せればよい。
＞永久は保管期限が無限大。記念的なもの。組織が滅んでも残す価値がある場合もある。

捨てる考え方を早く確立しないと世界はメモレージで溢れかえる。

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情報の捨て方って本当に難しい！

外出時の重要情報

外出時・出張時の重要情報

「業者先あるいは客先に出かけて、重要な情報（個人情報のかたまりなど）を受けとったらどうするか」という問題。

カバンに入れて注意して会社に戻る。これが普通。しかし、問題は、自宅に直帰する場合や、そのまま出張する場合。

複数のサイトを回る出張もあれば、複数の客先を回る出張も有る。

（１）注意して、携行する。
（２）セキュリティパックを使って会社に送ってしまう。
（３）在宅勤務の場合は、とりあえず自宅に送るのだろうね。

出張時の情報管理は重要なテーマになりうる。ホテルのセキュリティ問題と同様。→これは別途考察。

不在伝達ノート

不在伝達ノート、離席メッセージ帳、営業回覧ノート、セールスメッセージノート、など名前はいろいろ。

目的は、不在者へのメモによる伝達の危うさを回避しようとするもの。伝言メモをノートに書いておく。確実な伝達が可能。机の上に置いたメモは人が歩いた風でもどこかへ行くかも知れない。でも、面倒だね。生産性を下げる。

普通は名前を大きく書いた透明・半透明の袋を用意する。其処に、電話を取ったりした人のメモなどが収まる。「いつ・だれ・なに」のメモの基本は抑えること。この袋にはＦＡＸなんかも入れる。袋をそのまま放置してはいけないから、フリーの引き出しなどは必要かも。

A.10.8.2